Follow-ups, die funktionieren: Ein Leitfaden mit Vorlagen

Du hast ein gutes Erstgespräch geführt, eine Offerte geschickt, und dann: Stille. Das ist normal. Der Interessent ist nicht desinteressiert, er ist beschäftigt. Der Unterschied zwischen Verkäufern, die abschliessen, und solchen, die warten, liegt im Follow-up. Hier ist, wie es geht, ohne aufdringlich zu werden.

Warum Follow-ups so wirksam sind

Eine oft zitierte Faustregel aus dem Vertrieb: Die Mehrheit der Abschlüsse braucht mindestens drei bis fünf Kontakte, aber die meisten Verkäufer hören nach dem ersten oder zweiten auf. Die genauen Zahlen variieren je nach Studie und Branche, die Richtung ist immer dieselbe. Wer dranbleibt, gewinnt, weil fast niemand dranbleibt.

Das hat nichts mit Hartnäckigkeit zu tun, sondern mit Timing. Der Kunde entscheidet dann, wenn er Zeit und Druck hat. Dein Follow-up sorgt dafür, dass du in diesem Moment präsent bist.

Der Rhythmus

Ein bewährter Ablauf nach einem Erstgespräch oder einer Offerte:

Nach Tag 30 ohne Reaktion: Lead auf «Später» setzen, Wiedervorlage in drei Monaten. Nicht löschen. Situationen ändern sich.

Wichtig: Jeder Kontakt braucht einen Grund, der dem Empfänger nützt. «Ich wollte nur nachfragen» ist kein Grund. Eine Antwort auf eine offene Frage, ein passendes Beispiel, eine Frist, die relevant ist: Das sind Gründe.

Fünf Vorlagen

Die Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt du mit echten Angaben. In KMUnity werden sie automatisch gefüllt, wenn du die Vorlage aus einer Firma heraus öffnest.

1. Nach dem Erstgespräch (Tag 0)

Betreff: Danke für das Gespräch, {{firma.name}}

Grüezi {{kontakt.anrede}} {{kontakt.nachname}}

Danke für Ihre Zeit heute. Wie besprochen fasse ich kurz zusammen: Sie möchten [Ziel], aktuell hindert Sie [Problem]. Ich schicke Ihnen bis [Datum] eine Offerte für [Lösung].

Falls Ihnen in der Zwischenzeit etwas einfällt, melden Sie sich gern direkt.

Freundliche Grüsse {{ich.signatur}}

2. Nachfassen nach der Offerte (Tag 3 bis 7)

Betreff: Offerte {{firma.name}}: Fragen?

Grüezi {{kontakt.anrede}} {{kontakt.nachname}}

Ich wollte sichergehen, dass meine Offerte vom [Datum] angekommen ist. Gibt es Punkte, die unklar sind oder die wir anpassen sollten? Oft lohnt sich ein kurzes Telefonat, um Details zu klären. Passt Ihnen [Tag, Zeit]?

Freundliche Grüsse {{ich.signatur}}

3. Mehrwert liefern (Tag 14)

Betreff: Ein Beispiel, das zu Ihnen passt

Grüezi {{kontakt.anrede}} {{kontakt.nachname}}

Beim Durchsehen unserer Projekte ist mir eines aufgefallen, das Ihrer Situation sehr ähnlich ist: [kurze Beschreibung, Ergebnis in einem Satz]. Ich dachte, das könnte für Ihre Entscheidung hilfreich sein.

Kein Druck: Melden Sie sich, wenn es passt.

Freundliche Grüsse {{ich.signatur}}

4. Freundlich abschliessen (Tag 30)

Betreff: Soll ich das Thema ruhen lassen?

Grüezi {{kontakt.anrede}} {{kontakt.nachname}}

Ich habe in den letzten Wochen ein paar Mal nachgefragt und möchte nicht lästig werden. Falls das Projekt im Moment nicht aktuell ist, sagen Sie mir das gern, dann melde ich mich in ein paar Monaten wieder. Falls doch: Ich bin bereit.

Freundliche Grüsse {{ich.signatur}}

5. Telefonskript für das Nachfassen

«Grüezi {{kontakt.anrede}} {{kontakt.nachname}}, hier ist {{ich.vorname}} von {{ich.firma}}. Ich habe Ihnen vor einer Woche die Offerte für [Lösung] geschickt. Haben Sie zwei Minuten? [Pause] Ich wollte fragen, wie Sie die Offerte einschätzen und ob es etwas gibt, das ich anpassen sollte.»

Bei «Wir haben noch nicht entschieden»: «Verstehe. Wer ist bei Ihnen in die Entscheidung einbezogen, und bis wann möchten Sie entscheiden? Dann weiss ich, wann ich mich wieder melden darf.»

Regeln, die die Vorlagen brauchen

Ein Follow-up, ein Zweck. Nicht drei Fragen in einer Mail.

Kurz. Fünf Zeilen. Wer mehr schreibt, wird nicht gelesen.

Kein Vorwurf. «Leider habe ich nichts von Ihnen gehört» klingt beleidigt. «Ich wollte sichergehen» klingt hilfsbereit.

Immer ein Ausgang. Ein Terminvorschlag, eine Frage mit Ja/Nein, ein Angebot zum Vertagen. Der Empfänger soll mit einem Satz antworten können.

Rechtlich sauber. Jede dieser Mails geht einzeln an eine Firma, mit der du bereits in Kontakt bist. Das ist keine Massenwerbung. Für Erstkontakte per E-Mail gelten strengere Regeln, dazu unser Artikel zum UWG.

Die Disziplin dahinter

Vorlagen sind der einfache Teil. Der schwierige ist, sie zur richtigen Zeit zu nutzen. Deshalb gehört zu jedem Kontakt sofort eine Aufgabe: «Follow-up Keller AG, Tag 7» mit Datum. Dein CRM erinnert dich, du musst nur noch anrufen.

In KMUnity geht das mit einem Klick: «Follow-up planen» legt die Aufgabe mit +1, +3, +7 oder +14 Tagen an. Jeden Morgen um sieben kommt die Liste des Tages per Mail. Mehr System braucht es nicht.